Over de rol
Ik ben Amy, founder en CEO van FastForwardAmy.
Ik bouw aan een snelgroeiend online bedrijf met een sterk merk, verschillende programma’s, launches, events en een team van zowel vaste als freelance teamleden. Mijn focus ligt op strategie, zichtbaarheid, coaching en groei.
Daarom zoek ik geen klassieke assistent, maar een fulltime CEO Right Hand / Executive Assistant.
Iemand die mee helpt mijn tijd, aandacht en energie te beschermen. Iemand die overzicht brengt, prioriteiten mee bewaakt, sterk is in opvolging, vlot werkt met AI en comfortabel is met administratieve en finance-gerelateerde ondersteuning.
Dit is een sleutelrol voor iemand die dicht op de CEO wil werken en energie krijgt van een combinatie van high-level ontzorgen, meedenken, structureren en effectief afwerken.
Je bent niet “gewoon support”.
Je bent een belangrijke schakel in het creëren van rust, focus en executiekracht binnen een snelgroeiend bedrijf.
Wat ga je doen?
Deze rol combineert hands-on uitvoering met slimme filtering en ownership.
Je helpt mij niet alleen praktisch, maar zorgt er ook voor dat zaken niet blijven liggen, dat informatie helder wordt voorbereid en dat ik mij maximaal kan focussen op mijn zone of genius.
1. CEO support & time protection
- Je beheert mijn inbox mee en filtert wat belangrijk is, wat gedelegeerd kan worden en wat opvolging vraagt
- Je bewaakt mijn agenda en helpt mijn tijd actief beschermen
- Je plant afspraken in en stemt praktisch af met interne en externe partijen
- Je volgt open loops op zodat ik niet zelf achter alles aan moet
- Je bewaakt deadlines, reminders en terugkoppelingen
- Je bereidt communicatie voor zodat ik sneller kan beslissen of antwoorden
- Je behandelt eerste lijn PR-, media- en samenwerkingsaanvragen, filtert wat relevant is en bereidt een duidelijke eerste inschatting of draftantwoord voor
2. Overzicht, opvolging en prioriteiten
- Je helpt structuur brengen in wat er loopt binnen mijn agenda en dagelijkse werking
- Je ziet waar zaken blijven hangen en neemt initiatief om daar opvolging op te zetten
- Je helpt prioriteiten scherp houden in een context waar veel tegelijk beweegt
- Je ondersteunt in het voorbereiden van beslissingen, zodat ik sneller en helderder kan schakelen
- Je zorgt dat losse eindjes worden gesloten en niet op mijn bord blijven hangen
3. Praktische en administratieve ondersteuning
- Je boekt waar nodig tickets, hotels, restaurants, verplaatsingen en andere praktische zaken
- Je ondersteunt bij documentbeheer, contracten, administratie en opvolging van lopende dossiers
- Je bereidt zaken voor die te maken hebben met verzekeringen, documenten, handtekeningen of praktische business support
- Je houdt overzicht over wat administratief of praktisch geregeld moet worden
- Je bent sterk in afwerken, controleren en zorgvuldig opvolgen
- Je ondersteunt in payroll- en HR-administratieve opvolging
- Je houdt overzicht over terugkerende administratieve processen en zorgt dat die tijdig en correct voorbereid zijn
4. Finance & backoffice support
- Je helpt mee overzicht houden over budget, facturen, betalingen, documenten en administratieve finance-opvolging
- Je zet betalingen of documenten mee klaar ter goedkeuring
- Je ondersteunt in de voorbereiding van zaken voor boekhouder, administratie of interne opvolging
- Je hoeft geen boekhouder te zijn, maar je bent wel comfortabel met cijfers, nauwkeurigheid en financiële basisopvolging
- Je spot waar er informatie ontbreekt, waar er nog iets nagekeken moet worden of waar kosten/overzichten beter gestructureerd kunnen worden
5. AI-gedreven ondersteuning
- Je gebruikt AI actief om sneller en slimmer te werken
- Je vat e-mailthreads, documenten, meetings of losse input samen tot duidelijke actiepunten
- Je helpt bij het opstellen van conceptmails, samenvattingen, checklists en follow-ups
- Je filtert informatie zodat ik niet alles zelf hoef door te nemen
- Je denkt mee na over hoe AI ons werk lichter, sneller en efficiënter kan maken
Wie ben jij?
- Je bent sterk in ontzorgen, structureren en afwerken
- Je werkt zelfstandig en neemt verantwoordelijkheid
- Je bent snel, accuraat en denkt vooruit
- Je hebt een natuurlijke feeling voor prioriteiten
- Je bent discreet, betrouwbaar en professioneel
- Je communiceert helder en direct
- Je durft initiatief nemen en wacht niet tot alles je gevraagd wordt
- Je bent digitaal sterk en leert snel nieuwe tools en systemen
- Je bent comfortabel met AI en gebruikt het als praktische hefboom in je werk
- Je bent ook comfortabel met admin, documenten, cijfers en finance-opvolging
- Je houdt van overzicht en krijgt rust van dingen goed geregeld en afgewerkt te krijgen
- Je functioneert goed in een snelgroeiende omgeving waar veel tegelijk beweegt
- Je schrijft en communiceert vlot in het Nederlands en kan ook professioneel werken in het Engels en Frans
Wat we belangrijk vinden
We zoeken geen klassieke assistant die alleen uitvoert wat gevraagd wordt. Je hoeft geen payroll- of PR-expert te zijn, maar je bent wel sterk in screening, opvolging, voorbereiding en zorgvuldige coördinatie.
We zoeken iemand die:
- vooruitdenkt
- prioriteiten mee bewaakt
- zelfstandig opvolgt
- dingen voorbereidt
- rust brengt
- en mee helpt de CEO in haar sterkste rol te houden
Dat betekent ook dat deze rol zowel strategischer aanvoelende taken als praktische en administratieve taken bevat.
Je moet dus energie halen uit die combinatie.
Niet alleen uit het meedenken, maar ook uit het effectief regelen, opvolgen en afronden.
Voor wie is deze rol een sterke match?
Deze rol past waarschijnlijk goed bij jou als je:
- al ervaring hebt in een rol als Executive Assistant, founder support, personal assistant op hoog niveau, operations support of een gelijkaardige vertrouwensrol
- graag dicht op een ondernemer of CEO werkt
- sterk bent in overzicht, structuur en opvolging
- houdt van een mix tussen denken, regelen en afwerken
- ambitie hebt om op termijn meer ownership op te nemen
Groeipad
Dit is geen doodlopende supportrol.
Afhankelijk van jouw sterktes en hoe de samenwerking evolueert, kan deze rol op termijn doorgroeien naar bijvoorbeeld:
- Chief of Staff
- Operations Partner / Integrator
Dat groeipad hangt af van jouw profiel en talenten.
Ben je uitzonderlijk sterk in filtering, voorbereiding, communicatie en decision support, dan kan de rol doorgroeien richting een meer strategische rechterhandfunctie.
Ben je daarnaast ook sterk in structuur, accountability en bredere operationele opvolging, dan kan de rol op termijn verder evolueren richting operations of integrator.
We zoeken dus iemand die vandaag al stevig staat, maar ook zin heeft om op termijn mee te groeien met het bedrijf.
Praktisch
- Fulltime rol
- Vast teamverband
- Overwegend remote/hybride, afhankelijk van profiel en locatie
- Regelmatige beschikbaarheid tijdens kantooruren is belangrijk
- Af en toe aanwezigheid op locatie is gewenst, bijvoorbeeld voor events, opnamedagen, teamdagen of praktische ondersteuning
- Regio Antwerpen / Brasschaat is een sterke plus
Over jou als persoon
Je hoeft niet perfect te zijn. Maar je moet wel stevig zijn.
Je moet het leuk vinden om dichtbij een ondernemer te werken in een context waar veel beweegt, waar snel geschakeld wordt en waar je echt een verschil kunt maken door overzicht, rust en executiekracht te brengen.
Je hoeft geen COO te zijn. Maar je bent ook niet iemand die alleen een inbox wil beheren. Je bent iemand die graag een echte rechterhandrol opneemt.
Wat bieden wij?
Je komt terecht in een klein en pittig team waar geen enkele dag hetzelfde is.
We werven jou aan voor je talent en je persoonlijkheid en we maken er ook werk van om dat talent verder te doen groeien.
Je krijgt voldoende opleiding en ondersteuning en de verantwoordelijkheid over je eigen werk en resultaten. Je rapporteert rechtstreeks aan de CEO.
Je mag van ons het volgende verwachten:
- Marktconform brutoloon
- Extralegale voordelen, zoals laptop, gsm-abonnement, maaltijdcheques, ecocheques, hospitalisatieverzekering en groepsverzekering
Beschikbaarheid
- Fulltime positie
- Remote flexibiliteit – 1 keer per week lokaal in België (regio Brasschaat) nodig
Interesse?
Ben jij de match die we zoeken? Vul nu ons sollicitatieformulier in.
We geven hoe dan ook binnen de 10 dagen feedback!
